Follow-up automático

Visão geral

O Follow-up é uma funcionalidade da Hust App que permite retomar contatos de forma automática e inteligente, garantindo que nenhum cliente ou negociação fique esquecida. Ele atua de forma contínua, lendo o histórico das conversas e gerando mensagens personalizadas com apoio de Inteligência Artificial (IA), de acordo com as instruções definidas em cada etapa do seu fluxo de atendimento.

Importante: a cada envio, a IA gera uma mensagem única e personalizada, mesmo que o cliente esteja na mesma etapa do processo. Isso garante que os textos não sejam repetitivos e mantenham uma comunicação mais natural e envolvente com o cliente.

Antes de Começar

Antes de ativar o Follow-up, é fundamental ter atenção à quantidade de negociações que estarão ativas na coluna configurada.

O Follow-up não possui limite de envios simultâneos, então, se você ativar o recurso em uma coluna com muitas negociações (por exemplo, centenas ou milhares), o sistema enviará mensagens automáticas para todos esses contatos em sequência.

Isso pode causar banimento imediato do número de WhatsApp, já que o envio massivo é identificado pela Meta como comportamento que viola as políticas de uso do aplicativo.

Recomendações essenciais:

• Ative o Follow-up apenas em colunas vazias ou com poucas negociações ativas.
• Sempre teste com um pequeno volume antes de expandir para toda a operação.
• Evite reativar colunas antigas com grande histórico sem revisar o volume de atendimentos.

⚠️ O uso incorreto dessa funcionalidade pode gerar bloqueios permanentes do número e comprometer a conta de atendimento.

Acessando o Follow-up

O Follow-up é configurado dentro dos quadros personalizados, que representam as etapas do seu processo de atendimento ou negociação.

Cada empresa pode nomear e estruturar os quadros conforme sua própria rotina, por exemplo: Prospecção, Em andamento, Aguardando resposta, Concluído, entre outros.

Esses quadros funcionam como fluxos independentes, e o Follow-up pode ser configurado em cada um deles de forma individual.

Ativando o Follow-up Automático

1. Acesse a aba "Quadro".
2. Clique no ícone de robô 🤖 localizado no topo de cada coluna.
3. Será aberta uma janela de configuração do Follow-up automático.
4. Marque a opção "Usar Follow-up para essa coluna".

Cada coluna pode ser configurada de forma independente.

Definindo o Intervalo de Envio

Na sequência, defina o intervalo entre os envios automáticos:

• Informe o número desejado no campo Intervalo.
• Selecione o tipo de período: Minutos, Horas, Dias ou Meses.
• Caso queira restringir o envio, marque “Enviar apenas no horário comercial” (de seg. a sex. entre as 8h e 18h).

Assim, o sistema saberá de quanto em quanto tempo deve disparar as mensagens para os clientes daquela etapa.

Envio Após o Encerramento do Atendimento

Você pode optar por continuar o Follow-up mesmo após a finalização do atendimento marcando a opção "Enviar mesmo que o chamado tenha sido finalizado".

• Ativado: a IA continuará enviando mensagens dentro do intervalo definido.
• Desativado: o Follow-up será interrompido assim que o atendimento for encerrado.

Mensagem gerada com Inteligência Artificial

Nesta etapa, você deve orientar a IA sobre o que ela deve dizer ao cliente. A IA vai analisar o histórico da conversa e criar uma mensagem personalizada, seguindo as instruções fornecidas.

Se nenhuma instrução for adicionada, será usado um modelo genérico.

Exemplos de instruções:

• Cliente recebeu orçamento e não respondeu. Peça um retorno educado para saber se ele conseguiu analisar.
• Cliente demonstrou interesse, mas não finalizou. Reforce benefícios e convide para continuar a conversa.
• Aguardando documentos. Lembre gentilmente do envio e se coloque à disposição.
• Cliente combinou retorno no próximo mês. Retome o contato e mostre que você acompanhou o combinado.
• Cliente recusou proposta inicial. Informe sobre novas condições ou ofertas disponíveis.

Quanto mais claras forem as instruções, mais precisa será a mensagem gerada pela IA.

Informações Extras (opcional)

Esse campo deve ser usado apenas em situações específicas. Ele permite adicionar regras adicionais para a IA seguir em casos particulares. Se não houver necessidade, recomenda-se deixar em branco. 💡

Exemplos:

• Se o cliente estiver há mais de 10 dias sem responder, ofereça 10% de desconto.
• Se o cliente mostrou interesse, mas não finalizou a compra, avise que o produto está quase esgotado.
• Se o cliente pediu tempo para decidir, retome a conversa confirmando se ele conseguiu avaliar.

Salvando as configurações

Após definir todas as opções, clique em “Salvar”. Essa ação é indispensável para que o sistema registre as suas configurações.

Atenção: se o botão Salvar não for clicado, todas as informações preenchidas serão perdidas.

Após salvar, o Follow-up passa a funcionar automaticamente com base nas instruções e intervalos definidos.

Resumo do Processo

1. Acesse o quadro desejado.
2. Clique no ícone do robô 🤖 para abrir as configurações.
3. Ative o Follow-UP para a coluna.
4. Configure o intervalo e horários de envio.
5. Defina se continuará após o fechamento do atendimento.
6. Escreva as instruções da IA (e, se necessário, as informações extras).
7. Clique em Salvar.

⚠️ Informações Importantes sobre o Funcionamento do Follow-UP

• O processo de envio não é instantâneo — o sistema pode levar de 15 minutos a 1 hora para iniciar o disparo das mensagens automáticas após a configuração.
• O Follow-up só envia mensagens se a última interação na conversa for do sistema. Assim que o cliente responde, o Follow-UP é automaticamente interrompido para evitar mensagens fora de contexto.
• O horário considerado para os envios é o horário de Brasília (UTC-3). Quando marcada a opção de envio apenas em horário comercial, as mensagens serão disparadas das 8h às 18h. Caso essa opção não esteja marcada, os envios podem ocorrer a qualquer hora, inclusive fins de semana.
• Quando o chamado está finalizado e a opção “enviar mesmo após finalização” é ativada, o sistema considera o histórico completo de conversas. No entanto, por otimização, apenas as últimas 50 mensagens são utilizadas para gerar o texto do Follow-up.
• Tanto o histórico de mensagens quanto as informações do contato e dados contextuais da negociação são enviados à IA para que a resposta seja personalizada e relevante.